“Neden fuarda yoksunuz?” diye soran dostlarımıza, ayrılma kararımızın nedenlerini anlatmak ve tanık olduğumuz aksaklıkları paylaşmak istiyorum.
Hikayemiz oldukça basit ama çok can sıkıcı…
Fuar öncesinde bize 3071 numaralı stant tahsis edildi. Kurulum için alana gittik, yerimizi bulduk, yayınlarımızı ve malzemelerimizi standımızın arkasına bıraktık.
Ertesi sabah geldiğimizde bize tahsis edilen alana başka bir yayının yerleştirildiğini gördük. Güzelce afişlerini asmışlar, yerleşmişler, keyifleri gayet yerinde görünüyordu. Peki ama nasıl oldu da bize tahsis edilen bu alan, bir gün sonra artık bizim değildi…
Çünkü, uluslararası bir fuarda stantların üzerinde numara ya da firma ismi bulunması gibi ayrıntılar pek de gerekli görülmemişti. Kimin nerede olacağını bulmak tam anlamıyla katılımcıların tahminine bırakılmıştı. Yani pazar yeri gibi diyeceğim ama pazarda bile tezgah yeri bellidir!
Neyse, dedik, olur böyle aksaklıklar. Tabii bu bir aksaklık ise…
Durumu organizasyon yetkililerine ilettik. Bize başka bir yer gösterildi. Bir de çözüm önerisi sunuldu: “Şimdilik idare edin.”
Bizde idare ettik. “Fuar açılışındaki yoğunluğun yansımasıdır” dedik. Yeni yerimize geçtik, afişlerimizi astık. Okurlarımızı, dostlarımızı, iş ortaklarımızı fuarın birinci günü yüzümüzün akıyla ağırlayabildik. Sonuçta fuarın da bizim de amacımız bu. Nihayetinde fuara stant kavgası etmeye değil, işimizi yapmaya gelmiştik.
Meğer ertesi sabah yine taşınacakmışız…
İkinci gün fuara geldiğimizde bu kez yayınlarımızın ve afişlerimizin toplandığını, bir kenara bırakıldığını gördük. Sebebini çok şükür söylediler; Bir gün önce bize gösterilen alanın B2B etkinliği için kullanılmasına karar verilmiş…
Hadi bizim haberimiz yoktu… Öyle ya fuarın organizasyon ve akış şemasını biz yapmıyoruz. Peki ya siz? Yani sizin de mi haberiniz yoktu! Ben cidden merak ediyorum, B2B etkinliğini bir gece önceden mi planladınız, yoksa sabah uyandığınızda aklınıza mı geldi?
Tabii nereye gideceğiz, dosdoğru yetkililere…
Yetkililere yeniden başvurduk. Sağ olsunlar, istikrarlarından hiçbir şey kaybetmemişlerdi. Yine aynı öneriyle karşımızdaydılar: İdare edin, size bir yer ayarlayalım.
Zaten idare ede ede o ana kadar gelebilmiştik. Ancak, üçüncü gün fuar alanında bize yer bulunup bulunamayınca emin olamadık… Açıkçası emin olmak için de beklemeye gerek görmedik. Eşyalarımızı topladık ve fuardan ayrıldık.
Açıkçası bir basın mensubu olarak oraya her yeni günde stant kurmaya değil, yayınlarımızı paylaşmaya, okurlarımız ve sektör temsilcileriyle buluşmaya, dostlarımıza hal hatır sormaya ve şüphesiz ki haber yapmaya gitmiştik.
Gelin biraz da başkalarını dinleyelim
Fuar alanında yalnızca bizim başımıza gelenleri konuşmadık. Katılımcıları da dinledik. Görüştüklerimiz arasında; parasını ödeyip hazır stant satın aldığı halde fuar alanına geldiklerinde standını kurulmamış bulanlar var. Sorununu çözmek için yetkili arayan, geri dönüş bekleyen, aynı meseleyi defalarca anlatmak zorunda kalanlarda bulunuyordu.
Stant numaralarının bulunamaması, yönlendirme eksiklikleri, muhatap bulma güçlüğü… Bunlar, uluslararası bir fuarda karşılaşmayı beklediğimiz sorunlar değildir. Elbette her organizasyonda aksaklık olabilir. Kusursuzluk beklentimiz yok. Hele binlerce insanın, onlarca firmanın bir araya geldiği organizasyonlarda sorun çıkması şaşırtıcı da değil. Ama bir aksaklık yaşanmasıyla, o aksaklığın çözümünün sürekli katılımcı anlayışına bırakılması arasında ciddi bir fark var. Biz bu farkı iki gün boyunca yaşayarak ve deneyimleyerek öğrendik!
İdare etmek katılımcının iyi niyetidir. Organizasyon modeli değil.
Fuar organizasyonunun koordinatörü Esin Aslıhan ve ekibinin, katılımcıların ne kadar hazırlık yaptığını ne kadar emek ve bütçe ayırdığını bizden çok daha iyi bilmesi gerekir.
Fuarcılık yapanların bizden iyi bilmesi gerekir: Bir katılımcı fuara yalnızda afişini, broşürünü getirmez. Zamanını, emeğini, itibarını da beraberinde getirir. Karşılığında beklediği şey ise son derece mütevazıdır. Sabah geldiğinde standını bıraktığı yerde bulmak!
Bunun uluslararası bir organizasyondan beklenecek çok yüksek bir standart olduğunu sanmıyorum. Organizasyonun kendi planlamasındaki değişiklikleri katılımcıya haber vermeden uygulaması, ardından da “idare edin” demesi bir çözüm yöntemi olamaz.
Bir sonraki fuarda kimler olacak?
Europort İstanbul gibi uluslararası bir markanın Türkiye’de güçlü ve başarılı organizasyonlara imza atmasını elbette isteriz. Denizcilik sektörünün böyle buluşmalara ihtiyacı var. Ama bir fuarın başarısını yalnızca kaç metrekare alan satıldığıyla, kaç firma katıldığıyla, kaç ziyaretçi geldiğiyle ölçmek yeterli mi? Bence değil. Asıl önemli sorulardan biri de şu: O firmaların kaçı bir sonraki fuara yeniden katılmak isteyecek?
Çünkü bu fuarda görüştüğümüz bazı katılımcıların cevabı oldukça netti:
“Bir daha asla katılmam.”
Elbette bu sözlerin bütün katılımcıları temsil ettiğini iddia etmiyoruz. Ama organizasyon yönetiminin üzerinde düşünmesi gereken bir memnuniyetsizliği ortaya koyduğu da açık.
Üstelik fuarcılıkta katılımcı kaybetmek yalnızca bir sonraki organizasyonda boş kalacak birkaç metrekare anlamına gelmez. Kaybedilen güvenin yeniden kazanılması, boş bir standı doldurmaktan çok daha zordur. Bir önceki organizasyonun üzerine koyarak ilerlemek gerekirken, katılımcıların temel beklentilerinin bile karşılanamadığı bir tabloyla karşılaşmak üzücü. Ve açıkçası düşündürücü.
Biz Europort İstanbul’dan ikinci gün ayrıldık.
Geride bıraktığımız yalnızca boş bir stant değildi.
Bir sonraki organizasyona duyduğumuz güveni de orada bıraktık.
7DENİZ HABER
