İkinci Dünya savaşından sonra Dünya ticaretinin serbestleştirilmesi çalışılmalarının sonucu sermaye, iş gücü, üretim, tüketim, hizmetler ve bilgi küreselleşmiş bir hale geldi. Çokuluslu şirketler 2000 yılında dünya ticaretinin yüzde 25’ini gerçekleştirirken bu oranın 2020 yılında yüzde 50 oranının üzerine çıkacağı tahmin edilmektedir. Bu şirketler farklı ülkelerde şirket satın almaları veya birleşmeleri ile büyürken dünyanın tek pazar haline geleceğini görmekte ve iş planlarını bu amaç doğrultusunda yapmaktalar. Farklı ülkelerde üretilen ürünler ve verilen hizmetler sadece o ülkenin kullanımı için değil tüm ülkelerde kullanılmak için planlanıyor. Bu da hizmetlerin ve tüketimin küreselleşmesine yani ürünün ve servisin tüm ülkelere tanıtımı ile sağlanabilmekte. Bu tanıtımın birinci yöntemi uluslararası fuar organizasyonlarıdır. Ürünler ve hizmetler bu kanalla girilmesi istenilen pazarlara sunuluyor. Geçmişte ürün veya hizmet grupları adına düzenlenen fuarlar, günümüzde ihtisas fuarları adını almıştır. Bu yöntemle belli bir ürün veya hizmet fuar kapsamı içine alınabilmekte. Katılım özelleşmekte ve katılımcı sayısı artmaktadır. Fuarların belli konularda özelleşmesi de fuarlara davetli olarak katılan kişi ve kuruluşların o konuda daha yoğun ilgilerinin olmasını sağlıyor. Katılan kişiler fuarlarda aradıkları ürün ve hizmeti, ilgili kişileri ve sorularının cevaplarını bulmak ister. Ülkemizde de fuarcılık hızla gelişiyor. Daha büyük, modern ve kapalı alanları geniş olan fuar tesislerinin yapılmasıyla, yüzlerce kuruluşun, binlerce ziyaretçiye hizmet verdiği fuar aktiviteleri düzenleniyor. Geleneksel hale gelen ihtisas fuarları bir yarış halinde kuruluşların her yıl daha geniş alan ve daha görünür stant yapmalarına fırsat veriyor. Bu noktada ziyaretçi sadece fuarın açılış günü ile kapanış günü arasındaki süreçte devrede olmakta. Amaç,  açılışta kusursuz bir stant hazırlayıp, kapanışa kadar bu durumu korumak. Fuarcılık nasıl bir ihtisas işi ise fuar süreci içinde verilen lojistik hizmetler de ayrı bir ihtisas konusudur. Sürecin, fuarın tarihinden aylar öncesi başladığı ve bitişinden sonra da devam ettiği bir aktivitedir fuar lojistiği. Fuara katılan firmalar, fuar alanına, dekorasyona,  şovlara, hosteslere ve fuar içi aktivitelere binlerce dolar öderken, o harcama hızı altında fuar lojistiğini gözden kaçırabiliyorlar. Bunun önlenmesi için son yıllarda fuarlarda lojistik desteği sağlayacak, iş birliği yapılan lojistik kuruluşlarının adını duymaya başladık. Birçok organizatör bir veya birkaç lojistik kuruluşla iş birliği anlaşması yapıp, fuara katılan kuruluşları bu lojistikçilere yönlendirebilmekteler. Günümüz şartlarında işin doğrusu budur. Fuar lojistiği sadece malzemelerin fuar alanına taşınması ve sonra bunların kaldırılması değildir. Çalışmalar stant dizaynında birlikte yapılması gereken çalışmalardır. Amaç en kısa sürede, en kolay şekilde kurulacak ve en kısa sürede hasar görmeden, tekrar kullanılabilecek stant dizayn etmek olmalıdır. Bu da taşımanın, elleçlemenin, montajın, sökmenin ve saklamanın en uygun olduğu modelin seçimidir.  Bu noktada lojistik firmasının bilgi ve deneyimine ihtiyaç olmaktadır. Fuar stantları genellikle son gece veya fuar sabahı kurulan yapılardır. Fuar alanında aynı anda yüzlerce kuruluşun çalıştığı, elektrik, forklift,  ulaşım, iletişim, güvenlik gibi hizmetlerin bir kaos halinde gerçekleştirilmeye çalıştığı bir süreç yaşanır. Yüzlerce araç aynı anda alana dolar ve istenilen hiçbir hizmet istenildiği şekilde temin edilemez. Kazalar, sürtüşmeler hatta kavgalar yaşanabilir. Doğru çözüm sadece katılımcı firmaların lojistik hizmetinin verilmesi değil tüm hizmetlerin planlanarak bir düzen içinde sağlanmasıdır. Bu nedenle gereken malzeme, ekipman ve iş gücü planlaması için tüm fuar alanındaki lojistik hizmetlerinin tek firmanın sorumluluğuna verilmesi yararlı olur. Uluslararası fuarlarda stant malzemelerinin ve teşhir edilecek ürünlerin taşınması, gümrüklemesi, paketlerinin açılması, toplanması, tekrar paketlenmesi ve yurtdışına geri gönderilmesi de ayrı bir ihtisas gerektirir. Tüm bu işlerin en son anda ve en hızlı şekilde yapılması ancak formalitelerin önceden hazırlanması ile ve yakın takiple mümkün olabilir. Bu sayede açılış sabahı kilometrelerce uzaktan gelen malzemeler stantta hazır olabilecektir. Bu konu da özel bir lojistik hizmettir. Uzman kuruluşlar tarafından yerine getirilmelidir. Fuar sırasında dokümanların, personelin, ikram malzemelerin de, taşınması, temini, planlanması da lojistik kuruluşundan beklenmesi gereken hizmetlerden biridir. Bu hizmeti verecek olan kuruluşun elemanlarının tüm stantlarda olması yerine fuar içinde kurulacak bir merkezden planlanması en ekonomik yöntemdir. Türkiye’de stantlar genellikle her yıl yeniden planlanmakta ve imal ettirilmektedir. Büyük kaynak israfına yol açan bu olgu aslında stant malzemelerinin yeniden kullanımını sağlayacak şekilde saklanamaması nedeninden ortaya çıkar. Lojistik kuruluşları bu hizmeti de verecek ve stantların düzgün saklanmasını sağlayarak eksik veya arızalı malzemelerin her an kullanıma hazır hale getirilmesinden de sorumlu olacaktır. Bu sayede tek merkezde saklanan malzemeler gerektiğinde en hızlı şekilde ve kapalı konteynerlerle fuar alanına taşınabilecek, ambalaj malzemeleri fuar sırasında, fuar alanında saklanabilecek ve en çabuk şekilde monte ve de-monte edilerek fuar hizmetlerinin hızlı yerine getirilmesine olanak sağlanacaktır. Fuar hizmeti veren kuruluşların kendilerine bir lojistik ortak seçerek çalışma prensiplerinin yazılı ve duyurulabilir hale getirilmesine önem vermeleri ve bunun basılı dosya halinde katılımcıların kolayca yararlanabileceği halde sunulmasını sağlamaları şarttır. Fuarlar ticaretin gelişmesinde çok önemlidir. Kısa zamanda ve en ekonomik şekilde fuar lojistiğinin sağlanması ancak hizmetlerin planlı ve konsolide edilmiş halde sunulmasına bağlıdır. Bu da ancak ihtisas fuarlarında lojistik hizmet verecek olan lojistik kuruluşları ile sağlanabilecektir. Yoldan geçen araçlarla, sokaktan toplanan elemanlarla veya firmanın kendi elemanları ile fuar lojistik hizmetlerinin verilmesi dönemi artık kapanmıştır. Atilla Yıldıztekin Lojistik Yönetim Danışmanı [email protected]                                            
Editör: TE Bilisim